De AVG en Stichting Kinjer Fieste Kessel
Per 25 mei 2018 gaat de Algemene Verordening Gegevensbescherming in. Dit is een nieuwe wet waaraan ook verenigingen en stichtingen gebonden zijn, dus ook Stichting Kinjer Fieste Kessel (Verder afgekort als SKK). Vooropgesteld willen wij ten alle tijden voldoen aan wet en regelgeving, maar we zijn een kleine organisatie met vrijwilligers die zich primair inzetten voor het zomerprogramma voor de kinderen. Binnen de kaders van deze wetgeving is met name transparantie over wat we doen met gegevens erg belangrijk. Om hier invulling aan te geven, vindt u de volgende consequenties en keuzes die we als verantwoordelijk bestuur gemaakt hebben:
Gegevensvastlegging
- Alle uitgevraagde gegevens hebben tot doel om het programma te kunnen uitvoeren. Persoonsgegevens worden bij het inschrijven uitgevraagd: De naam adres woonplaats en contactgegevens vragen we uit om te weten waar en hoe ouders bereikbaar zijn, mocht er in geval van nood of andere omstandigheden contact vanuit de organisatie nodig zijn met de ouders.
- Speciale aandacht geven we aan het e-mailadres, waarop ouders tijdens de uitvoering van het programma wekelijks updates ontvangen. Informatie over allergieën vragen we zodat de organisatie weet hoe preventief te handelen in bijzondere omstandigheden als kinderen zich niet lekker of zelfs onwel voelen.
- Gegevens zijn – en zullen ook nooit – doorverkocht of door geleverd worden aan derden die andere doelen hebben met de door SKK uitgevraagde (persoons-)gegevens.
Opschonen en vernietiging van gegevens:
- Papieren deelnemerslijsten zijn niet in gebruik. De programmagroep print de deelnemerslijsten uit en zorgt voor een fysieke vernietiging hiervan na afloop van activiteit.
- Digitale bestanden worden tot 2 jaar na datum van uitvoering nog bewaard in onze archieven. Secretaris en websitebeheerder zien hierop toe. Reden van het langer bewaren is dat we de contactgegevens van kinderen bewaren zodat zij later benaderd kunnen worden om deel te nemen in de jeugdleidersorganisatie. Hier zijn geen vaste controles voor ingeregeld, maar houden we elkaar scherp om hier zorgvuldig mee om te gaan.
- Digitale bestanden die mogelijk op privé pc’s achterblijven zijn er niet, alles staat bij onze webhost en daarmee hebben we een gebruikersovereenkomst.
Beeldmateriaal op Social Media en onze website:
- Zoals aangegeven zijn we beperkt van omvang en is het uitvoeren van het programma onze hoofdtaak. Gezien de toenemende wet en regeldruk hebben we als stichting besloten dat – op het moment u uw kind inschrijft in ons zomerprogramma – u ook instemt met ons reglement en daarbij ook expliciet geen bezwaar heeft dat we foto’s van onze activiteiten plaatsen op facebook en de website van SKK. Dit zullen we ieder jaar weer opnieuw vragen. Beeldmateriaal wordt opgenomen in de archieven van SKK voor het nageslacht en voor jubilea activiteiten van de stichting. Bij een evenement waar geen inschrijving is vereist hangen we A4 Posters op die aangeven dat het mogelijk is dat er foto’s worden gemaakt voor promotionele doeleinden.
Melding van data issues en data lekken:
- Voorzitter en of secretaris zijn de binnen de stichting aangewezen personen om een datacalamiteit te melden bij de autoriteit persoonsgegevens. De secretaris is primair binnen de stichting eerste aanspreekpunt voor administratie en legt tijdens de jaarvergadering verantwoording af aan de leden in geval van calamiteiten en issues. Wanneer nodig wordt hier verslag van gemaakt. Betrokkenen of alle (ouders van) deelnemers van ons programma worden in kennis gesteld van eventuele datalekken, persoonlijk, via ons digitaal kanaal. Via welk kanaal we communiceren ligt aan de ernst en impact van een mogelijk voorkomen hiervan. Dit bepalen we in onderling overleg op het moment van optreden.